Поездка в командировку

Немного скучных определений

Вспомним для начала, что условия труда в своей совокупности характеризуют среду, в которой протекает весь процесс трудовой деятельности человека. Под характером же работы следует понимать специфику, то есть особенности условий осуществления конкретного вида труда. Иными словами, именно характер работы определяет, будет ли она связана с постоянным нахождением в пути или нет, а также будет ли она временной или рассчитанной на длительный срок.

Для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы предусмотрены поездки работников на определенный срок — командировки.

Все ли поездки считаются командировками?

Если постоянная работа сотрудника организации имеет разъездной характер или непосредственно осуществляется в пути, служебная поездка такого сотрудника командировкой являться не будет. Так, разъезды водителей, экспедиторов и курьеров в пределах того же населенного пункта, в котором находится место их работы (головная организация), при наличии возможности по окончании рабочего времени вернуться домой обусловлены лишь особенностями выполнения работы в данной должности, не более того. Упоминая о подобных особенностях работы, нельзя не сказать о водителей дальних перевозок, так называемых «дальнобойщиков», бортпроводников авиации, проводников пассажирских поездов.

Стоит отметить, что поездка в другую местность для работы вахтовым методом также считаться командировкой не может — в данном случае речь идет об особой форме трудового процесса, который осуществляется вне места постоянного жительства работника.

При этом неправильным будет считать, что поездка может называться командировкой только в том случае, если она осуществляется в другую местность. Так было раньше. В настоящее время законодательство предусматривает возможность откомандировать работника в организацию, находящуюся, например, в том же самом городе — при условии надлежащего оформления соответствующих документов (чаще всего это случаи прохождения профессионального обучения или повышения квалификации).

Таким образом…

Служебная командировка обязательно характеризуется:

• необходимостью выполнения работником служебного задания вне постоянного места работы;
• наличием письменного распоряжения работодателя о командировании работника (с указанием срока продолжительности поездки);
• оформлением командировочного удостоверения и иных документов.

Важно помнить!

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс:

• Денежные средства выделяются в пределах сумм, причитающихся для оплаты проезда, суточных и расходов по найму жилого помещения для проживания в другой местности.
• Важным документом, подтверждающим как обоснованность расходов организации, так и справедливость требования возмещения работнику его расходов, является командировочное удостоверение с соответствующими отметками, произведенными должным образом.
• Затраты на жилье обязательно должны быть подтверждены документально.
• В случае возмещения работнику расходов на жилье не удерживается НДФЛ и не платятся страховые взносы.
• Организация вправе при налогообложении прибыли учесть сумму, потраченную на наем жилья для сотрудников, направленных в командировки.

Что еще?

Непосредственно перед командировкой, как правило, стоит согласовать детали встречи с принимающей стороной.

Необходимо определить вид транспорта, на котором работник проследует к месту назначения, и приобрести билет.

Немаловажным пунктом является и определение места проживания работника, бронирование места в гостинице, заключение договора аренды.

Договор аренды… Возможно ли?

Если работники часто направляются в служебные поездки в один и тот же населенный пункт, организация-работодатель может приобрести для их проживания жилье, например, квартиру, и использовать ее как гостиницу. Это позволит существенно сэкономить на оплате «сторонних» услуг.

Не стоит забывать, однако, что при налогообложении прибыли организации расходы на содержание такого жилья будут учтены только тогда, когда, во-первых, в нем действительно проживали командированные работники, а во-вторых, когда эти расходы документально подтверждены. В случае, если квартира «простаивает», расходы на ее содержание не учитываются, организация же оплачивает их в любом случае.

Выбор есть

Вообще же работник любой организации, находясь в поездке с целью выполнения служебного задания в чужом городе, не обязан проживать исключительно в гостинице или в отеле.

Более того, документ, подтверждающий расходы работника по аренде жилого помещения, вполне может быть составлен в произвольной форме. Это означает, что такими документами одинаково будут являться и бланк строгой отчетности, и квитанция к приходному кассовому ордеру. Главным условием здесь будет выступать указание стоимости аренды за определенный период, то есть за время командировки.

И все же, где жить в командировке?

Наилучшим вариантом по соотношению «стоимость услуг — комфорт проживания» как для работодателя, так и для работника, направленного в командировку, станет проживание в квартире.

Современный рынок недвижимости не испытывает недостатка предложений о посуточной аренде квартир различного уровня комфортности. Кроме того, в век компьютерных технологий не составит особого труда не только заранее подыскать подходящий вариант на специализированном сайте, но и связаться с владельцем квартиры, и даже внести предоплату путем перечисления денежных средств через интернет-банкинг, если это необходимо.

Рассмотрим на конкретном примере.

В действительности

Татарстан — регион с развитой промышленностью, предприятия которого производят продукцию и для рынка нашей страны, и для мирового рынка. Машиностроительные заводы, нефтехимическое производство, бытовая и легкая промышленность, фармацевтические предприятия и многое другое — все это в одну только Казань привлекает большое количество командированных ежедневно.

В столице республики действует множество гостиниц различных категорий, отличающихся друг от друга не только стоимостью услуг, но и месторасположением, качеством и уровнем обслуживания.

Так, например, минимальная стоимость проживания в хостеле в центре города обойдется в 900 рублей в сутки. За указанную сумму будет предоставлено койко-место в шестиместном номере. «Удобства», соответственно, будут находиться в общем пользовании. Двухместный номер с большой кроватью стоит дороже — 3000 рублей в сутки, а ванная комната и туалет также будут общими.

В то же время, аренда однокомнатной квартиры в Вахитовском районе Казани с предоставлением отчетной документации обойдется в 1500 рублей в сутки. Это будет бюджетный вариант, предусматривающий «минимальный набор» — кровать, телевизор, письменный стол, холодильник.

Стоит немного доплатить, и уже за 2000 рублей в сутки можно арендовать квартиру в том же районе, при этом в стоимость будет включена даже услуга трансфера из аэропорта или с вокзала, а условия проживания станут более комфортными (в квартире есть вся необходимая мебель, бытовая техника, кабельное телевидение, водонагреватель и даже фен).

Удачных вам поездок!

© Зарема Шарипова, 2014